Presentation Design Canvas: un tool visuale per strutturare una presentazione

Da diversi anni lavoro con aspiranti imprenditori (il termine cool da utilizzare sarebbe Startupper) e manager spiegando loro il “meccanismo di comunicazione efficace” noto con il nome di elevator pitch, che altro non è che un modo per comunicare molto rapidamente (seguendo il format, in 3 minuti) una serie di informazioni chiave con l’obiettivo di lasciare il segno e far sì che l’interlocutore possa avere la informazioni “giuste” per capire di cosa stiamo parlando.

Nato nel mondo delle Startup, l’elevator pitch ora è divenuto un tool di uso comune anche nel mondo delle aziende: saper riassumere in pochi minuti le informazioni chiave di un’idea, di un progetto o meglio ancora un prodotto (soprattutto se sei una persone di vendita) non è quindi vero solo chi vuole raccontare un’idea di business che necessita di una raccolta di capitali ma, per esempio, è valido anche per un manager che deve presentare un progetto ad un amministratore delegato o per un venditore che deve presentare un nuovo prodotto/servizio ad un prospect.

Molte delle linee guida per la realizzazione di un buon elevator pitch sono le trovi nel link di qualche riga sopra, ma con l’esperienza formativa accumulata e con il “link” fatto con altri strumenti di management, ho capito che si può fare di più!

Prendendo spunto da quanto ho appreso da Alexander Osterwalder e dal suo grande lavoro fatto con il  Business Model Canvas, ho applicato l’approccio e le tecniche di visual management e visual design e ho realizzato un tool di supporto per coloro che devono progettare una “presentazione” (non per forza da 3′ come l’elevator pitch), sia essa in pubblico in modalità public speaking, sia essa in azienda, e rendere questa attività agile ed efficace.
Entriamo ora nel vivo, in prima cosa chiedendosi “perché” deve esistere questo strumento.

Come ci dice  Mark Twain:

it usually takes me more than three weeks to prepare a good impromptu speech!

è quindi importante avere strumenti sempre più semplici da usare e che permettano di fare ordine nei tanti concetti che spesso si mettono sul tavolo prima di preparare una presentazione.

Questo fa comprendere in modo chiaro da “dove nasca” questo tool; entrando successivamente nei dettagli si capisce la diversa natura e la diversa applicabilità dello strumento.

Il Presentation Design Canvas, come anche il Business Model Canvas, si suddivide in due macro aree: la parte destra e la parte sinistra.

La parte destra è dedicata al “come e cosa” voglio veicolare verso l’esterno e verso i miei uditori ed è composta dai blocchi Content & Value, Tone of Voice, Channels, Deliverables e Audience.
La parte sinistra è relativa invece a tutto ciò che devo mettere in campo per far sì che ciò che ho identificato nel lato destro del Presentation Design Canvas possa accadere; questa è composta dai building block External Support, To-Do, Tools ed Effort.

Entriamo ora nei dettagli: rispetto a come siamo abituati leggerle un contenuto (da sinistra verso destra), in questo caso l’ordine di compilazione e lettura non è così scontato e immediato; analizziamoli quindi in funzione di importanza e, di conseguenza, di priorità di compilazione.

CONTENT & VALUE

In quest’area del Presentation Design Canvas devi inerire i diversi messaggi chiave che desideri veicolare con la presentazione; questi messaggi possono essere di diversa natura:

  • contenuti analitici (dati, numeri, scadenze)
  • contenuti descrittivi (caratteristiche, funzionalità)
  • contenuti intangibili (obiettivi, promesse, valori)
  • contenuti progettuali (specificità di un progetto, di un business)
  • contenuti diversificanti (aspetti che contraddistinguono ciò che stiamo raccontando, spesso rispetto ad un contesto esterno)

L’aspetto importante che devi ricordare è che il contenuto che andrai a veicolare non deve solamente essere una “promozione” di ciò che stai presentando, ma deve essere in grado di fornire delle risposte – o meglio, di scatenare delle (re)azioni – a coloro che stanno ascoltando la tua presentazione (l’audience).

AUDIENCE

Si tratta dei profili di persone alle quali vuoi veicolare la tua presentazione. E’ importante ricordare che tipicamente una presentazione viene fatta davanti a diverse persone (fatto salvo si tratti di modalità One-To-One), le quali possono avere skill o aspettative differenti tra loro.

Provo a farti un esempio per chiarire il concetto.
Una persona dedicata alla vendita di soluzioni digitali, può presentare il progetto di una nuova campagna di email marketing presso un cliente e, al tavolo di lavoro, possono essere seduti assieme a lui sia profili di natura digital (quindi in grado di comprendere eventuali tecnicismi), sia profili più di natura manageriale (ai quali interesseranno meno i dettagli tecnici e più i dettagli di performance di quella DEM – Direct Email Marketing).
E’ intuitivo comprendere come il “contenuto” (vedi il blocco appena discusso) possa essere in alcuni casi valido per entrambi i profili mentre per altri casi sia più specifico. Il fatto che la campagna venga realizzata con un design accattivante ed in linea con i trend attuali è un “Content & Value” vero sia per il profilo digital che per il manager; il linguaggio di programmazione con cui viene effettuata la DEM è invece (esempio) un dettaglio che il manager difficilmente comprende ma che il tecnico digital vuole sapere per capire quale sia l’impegno nel gestire tale campagna.

E’ subito chiaro come questi due blocchi siano in stretto collegamento tra di loro: è fondamentale che tu riesca ad identificare quindi sia i contenuti validi per tutti i profili ai quali stiamo facendo questa presentazione, sia i contenuti più specifici per le diverse persone presenti.

TONE OF VOICE

Questo building block descrive il tone of voice che devi utilizzare con i diversi tipi di audience identificati; questo poiché troppo spesso ci si dimentica che ad un diverso profilo di audience, corrisponde un diverso modo di comunicare.

Ovviamente è difficile immaginare di poter cambiare il tone of voice durante una presentazione a platea, ma sicuramente in almeno due momenti successivi ti è possibile poter affinare il meccanismo di comunicazione: durante la fase di question & answer e (dove capita) durante la fase di networking post speech.

CHANNELS

Con questo blocco, ci si inizia ad addentrare in caratteristiche più tecniche relative al modo in cui si effettuerai la presentazione e attraverso i quali potrai far giungere le informazioni all’audience.

Immagina di dover presentare i risultati di una Business Unit al classico evento di chiusura d’anno; l’audience sarà altamente frammentata e diversificata (es: azionisti, colleghi, manager, personale di vendita, etc) e il contenuto (content/value) che da veicolare sarà – quindi – potenzialmente variegato.
Per evitare di annoiare tutti con troppe informazioni, il consiglio è quello di non inserire tutti i dettagli nella fase di presentazione e prevedere un eventuale approfondimento successivo allo speech in pubblico; questo può voler dire che alcuni contenuti saranno veicolati con il channel “presentazione dal palco” e altri (esempio) con il channel “allegati cartacei”.

DELIVERABLES

A questo punto hai già intuito dal blocco dei channels come possano esserci dei momenti ben distinti in cui si possano veicolare dei contenuti differenti, in funzione dell’audience. Il blocco dei deliverables rappresenta il vero e proprio “supporto” attraverso il quale il tuo contenuto rimarrà all’audience.

E’ importante infatti imparare a lasciare sempre qualcosa di tangibile dopo una presentazione…in alcuni casi è addirittura necessario o richiesto: immagina di essere davanti ad una platea di potenziali clienti all’interno di un evento in una fiera di settore; ciò che dovrai fare è presentare il nuovo detersivo industriale della tua azienda.

Sicuramente utilizzerai delle slide (deliverable #1) che tutti i partecipanti (quindi tutte le tipologie di audience) guarderanno proiettate sullo schermo (attraverso il channel “pitch”)…ma se sei un bravo venditore, non avrai solo quelle!
Molto altro contenuto potrà essere lasciato ai partecipanti con dei flyer o dei depliant (deliverable #2) e, verificando di non dare questo allegato a dei competitor, alcuni partecipanti potrebbero chiedere il listo prezzi (deliverable #3).

Avresti mai pensato di portare con te 3 deliverable diversi, per 3 tipologie diverse di audience? Questo semplice esempio ti ha fatto capire come uno strumento di questo tipo possa aiutare a fare ordine ed organizzare meglio i concetti e le idee.

TO-DO

E’ il primo building block della parte sinistra del Presentation Design Canvas e descrive le diverse attività da mettere in atto per far sì che tutto ciò che è stato inserito in precedenza nei building block della parte destra possano esistere.
Ti faccio un esempio molto facile: se nel building block “deliverables” hai inserito il flyer del tuo nuovo prodotto che stai presentando, nei To-Do dovrai realizzare (o chiedere, se esiste già) il flyer o, entrando ancor più in dettaglio, produrre i contenuti da inserire nel flyer (testi, foto, etc.).

TOOLS

Spesso e volentieri, per svolgere determinate attività (i To-Do) o per poter gestire determinati canali di comunicazione (i channels), devi utilizzare degli strumenti abilitanti, questi sono i tool.
Se devi effettuare una presentazione in pubblico, ovviamente avrai bisogno di un proiettore e di un clicker (per esempio)…ma questo tutti (quasi) lo danno per scontato; l’aspetto da non sottovalutare in questo esempio è “quale” proiettore verrà utilizzato. Avere un appunto scritto in questo building block ti permetterà di ricordare di fare un check sui diversi tools perché (esempio) se immagini di fare una presentazione e voler usare il puntatore laser per dare evidenza di qualcosa che stai raccontando e, in alternativa al proiettore, trovi uno schermo LED…beh, scoprirai che il puntatore non lo potrai usare!

Capisci quindi che questo building block, oltre a fornire un link tra “output” e “input”, ti permette di tenere sotto traccia i diversi strumenti che ti serviranno per la presentazione e, quindi, evitare di arrivare impreparato all’evento.

EXTERNAL SUPPORT

Spesso e volentieri, non sarai tu ad occuparti di tutto, o per tempo o per know-how. Può accadere infatti che si richieda ad altri attori esterni un supporto ed un contributo. Prendiamo il caso del flyer del nuovo detersivo industriale di cui parlavamo poco fa. Nel caso non sia tu stesso a produrlo, avrai bisogno di un partner / collega che lo farà per te; in questo caso è quindi necessario inserire questa voce nel building block external support.

EFFORT

Siamo arrivati alla parte conclusiva di questo modello, la componente di effort, cioè dello sforzo che dovrai mettere in campo per svolgere le diverse attività; questo serve per poter facilitare l’attività di pianificazione dei lavori da svolgere e può essere strettamente collegata ad una kanban board da utilizzare per monitorare le attività in corso.
Da un punto di vista generale, l’effort può essere principalmente di due tipologie:

  • temporale (ore, giornate o in generale il tempo che dovrai dedicare ad un’attività)
  • economico (soprattutto riferito a tools o external support

Se ti è già capitato di lavorare con il Business Model Canvas, molte cose ti sembreranno immediate e semplici da comprendere; se non hai mai utilizzato tool di visual management e design thinking, l’aspetto chiave da ricordare è il legame che questi diversi building block possono avere tra di loro.
La progettazione ed i diversi test di questo strumento hanno fatto sì che tutto ciò che viene inserito nella parte destra del Presentation Design Canvas possa avere dei legami con la parte sinistra del modello; approfondendo l’analisi, ogni singolo building block ha dei contenuti in stretta relazione tra di loro ed il meccanismo di relazione che si utilizza è la logica del colore (in gergo, il color coding).

Ora che hai compreso le basi di questo strumento, manca un po’ di esercitazione!
Come per il Business Model Canvas, non si compila con lunghi testi o (come mi è – purtroppo – capitato anche di vedere) con dei disegni, ma si compila utilizzando i Post-It. Anche per il Presentation Design Canvas, le regole da seguire sono poche e semplici:
– 1 Post-It per 1 concetto, 1 concetto per 1 Post-It
– è sempre bene poterlo fare in modalità di co-design e coinvolgendo altre persone (anche se la presentazione la dovrai fare da solo)
– si segue un principio di “Color Coding”, cioè si utilizza la variabile visiva per dare un’ulteriore dimensione di lavoro

Concludo spiegandoti la logica di Copyright che ho voluto dare a questo strumento:
in linea con l’approccio “open” che sposo da tempo, questo modello non è depositato con full copyright ma è depositato logiche di copyright Creative Commons “Attribution” (sei obbligato a citare l’autore), “NoDerivatives” (il modello non può essere modificato) “International” (valido a livello globale).
Questo significa che puoi condividere questo modello, utilizzarlo e farne uno tuo strumento di lavoro (si, anche riutilizzo commerciale!). Per i dettagli della licenza, puoi trovare tutte le informazioni qui.

Se hai dei dubbi o sei vuoi avere maggiori dettagli sul Presentation Design Canvas, non esitare nel contattami, è più facile di quanto credi…basta un CLICK!

© daniele radici